השכרת אולם כנסים בתל אביב – את מי זה יכול לשרת וכיצד?
אין ספק שאחת הערים המובילות,אם לא המובילה, בישראל בעריכת כנסים, מכל הסוגים, היא תל אביב. העיר השנייה בגודלה בישראל, המרכז הכלכלי המשמעותי, העיר אליה נוהרים מכל העולם, בין אם מדובר בתיירים ובין אם מדובר באנשי עסקים וגורמים אחרים המעוניינים לנפוש ולבלות בה או נדרשים להגיע אליה לצרכים מקצועיים
אין ספק שאחת הערים המובילות,אם לא המובילה, בישראל בעריכת כנסים, מכל הסוגים, היא תל אביב. העיר השנייה בגודלה בישראל, המרכז הכלכלי המשמעותי, העיר אליה נוהרים מכל העולם, בין אם מדובר בתיירים ובין אם מדובר באנשי עסקים וגורמים אחרים המעוניינים לנפוש ולבלות בה או נדרשים להגיע אליה לצרכים מקצועיים.
כמעט מדי שבוע נערכים בעיר כנסים מסוגים שונים, מקומיים או בינלאומיים. אלו יכולים להיות כנסים פוליטיים, תרבותיים, חברתיים, כנסים בתחומי מקצוע שונים ועוד. מי שבוחר לארגן כנס בתל אביב, צריך לדעת כיצד לעשות זאת בצורה נכונה וחכמה. הדבר הראשון שנדרש ממנו לעשות הוא לחפש אולם אירועים מתאים.
השכרת אולם כנסים בתל אביב היא לא דבר מורכב, אך בשביל שזה יצליח, צריך לדעת איזה אולם יכול להתאים לכנס וכיצד ניתן לעצב ולתכנן את האירוע, כך שאכן יהיה אפשר לערוך אותו בצורה הטובה ביותר.
לפני שנציג נקודות ודוגמאות, חשוב להבהיר, השכרת אולם כנסים בתל אביב חייבת להתבצע בטווח זמן סביר לפני המועד בו מבקשים לערוך אותו. לכן, ברגע שמחליטים על תאריך מסוים, צריך למהר ולשכור אולם ואם יש צורך אז מספר אולמות לאירוע. כך ניתן לשריין את המקום בהקדם ולהתחיל לתכנן ולארגן אותו.
איך שוכרים אולם לכנס בצורה נכונה
יש הבדל מהותי בין השכרת אולם לכנסים בתל אביב לבין השכרת אולם לאירוע אחר, פרטי או עסקי. ההבדל נובע מהצרכים של מארגני האירוע מחד ושל משתתפיו מאידך. אנחנו צריכים לזכור שעריכת כנס, גם אם הוא מקומי, דורש תנאים טכנולוגיים, תנאים לוגיסטיים ואחרים שיכולים להתאים לאירוע ולמשתתפים.
לכן, הדבר הראשון שצריך לוודא זה שהאולם יכול לספק לנו את כל התנאים הרלוונטיים בשביל לערוך אירוע שכזה. כמובן שעלינו לאפיין את הצרכים שלנו, מספר המשתתפים, מה בדיוק נדרש בשביל שנוכל לארגן כנס ברמה גבוהה.
דבר נוסף שאנחנו צריכים לקחת בחשבון, זה כל מה שקשור להיבטים של שיווק הכנס. לא רק באופן פורמאלי, אלא גם מבחינת המקום. אם נבחר לערוך את הכנס באולם מוכר, איכותי, זה יכול להשפיע מהותית על הדרך בה נוכל לשווק אותו. זאת להבדיל מאולם כנסים שאיננו מתאים לכך או שאין לו תדמית טובה בשוק.
נקודות שחשוב לשים לב אליהן
ראשית, כמה אנשים אמורים להגיע לכנס ומה התנאים שאנחנו צריכים לספק להם בהיבטים שונים. למשל, חנייה, אמצעי תחבורה, מערכות לשימוש באמצעים טכנולוגיים שונים ועוד.
שנית, האם יש במקום חדרים בהם אפשר לקיים ישיבות, שיחות, חדרי מנוחה, חדרי הלבשה, בתי קפה וכדומה.
שלישית, יש לבחון האם המקום מציע לנו צוות של אנשי מקצוע שיעמדו לרשותנו מהשלב הראשון של תכנון וארגון האירוע ועד לסיום האירוע בפועל.
